E-factuur en UBL: wat is een digitale factuur | BTW Vriend

Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd dataformaat (meestal UBL of Peppol), waardoor de ontvangende boekhoudsoftware alle velden (bedrag, btw, factuurnummer, iban) automatisch kan inlezen. Een pdf-bestand per e-mail is géén e-factuur: dat is een digitaal plaatje van een factuur, geen data.

Wat je er praktisch mee doet

Verzend je UBL (bijvoorbeeld als bijlage naast de pdf), dan kan de klant hem met één klik inboeken, zonder overtypen. Omgekeerd scheelt het jou tijd als leveranciers UBL meesturen: de boekhouding leest het bestand automatisch in als inkoopfactuur, inclusief btw-code. Peppol is het Europese netwerk dat e-facturen tussen bedrijven uitwisselt, net zoals e-mail tussen mailservers. Veel pakketten verzenden standaard beide formaten (pdf voor de mens, UBL of Peppol voor de machine). De gewone factuureisen blijven onverkort gelden.

Waar je het tegenkomt

Grote klanten, overheidsorganisaties en veel softwarebedrijven vragen om e-facturen. Vanaf 2028 wordt e-facturering voor btw-verplichtingen in de EU stapsgewijs verplicht (ViDA-pakket), met real-time rapportage voor grensoverschrijdende transacties. Nu nog vrijwillig, straks de norm. Zie ook afletteren voor hoe binnengekomen e-facturen worden gekoppeld aan de bankregel.

Bronnen

• Rijksoverheid, E-factureren bij de overheid