Elke boekhouding is 99% routine en 1% “hoe boek ik dit?”. Dit cluster verzamelt precies dat ene procent: de dagelijkse randgevallen waar je even vast zit. Deze gids groepeert ze naar type situatie, zodat je het juiste artikel vindt zonder ze allemaal te hoeven kennen.
Groep 1: geld heen en weer tussen zaak en privé
Als eenmanszaak zijn jij en je onderneming fiscaal één, maar boekhoudkundig hou je ze strikt gescheiden. Vier terugkerende situaties horen bij deze groep. Een privé-opname haal je geld uit de zaak; dat is geen kostenpost maar een balansmutatie op je eigen vermogen. Een privé-storting is het spiegelbeeld: geld van je persoonlijke rekening naar de zakelijke, ook geen omzet maar een vermogenspost. Startkapitaal uit eigen zak is een eenmalige privé-storting bij aanvang; het boekt als eigen inbreng.
De vierde variant: je hebt een zakelijke uitgave met privégeld betaald, of andersom je zakelijke rekening voor privé gebruikt. Herstel via een verrekening: de zaak “betaalt jou terug” (of jij de zaak) via een privé-opname of privé-storting, met een aantekening.
Groep 2: geld dat op de rekening staat maar nergens bij hoort
Krijg je een betaling die nergens bij hoort, dan zoek je eerst welke factuur er dan wél bij hoort, vaak een oude, een dubbeling of een verrekening. Vind je niets, boek als “onbekende ontvangst” op een tussenrekening en klim uit met de klant. Het spiegelbeeld: een klant die dubbel betaalt of te veel; je maakt terug en boekt de retour tegen dezelfde factuur zodat het saldo nul wordt.
Een deelbetaling van een factuur is geen probleem: administreer welk deel is voldaan en welk deel open blijft; de btw wordt bij de eerste betaling meestal al volledig verantwoord (factuurstelsel). Een terugbetaling aan een klant na een creditfactuur volgt hetzelfde traject: creditfactuur registreren, terugbetaling koppelen, btw corrigeren.
Groep 3: contant geld
Contant geld voelt informeel maar is boekhoudkundig strak. Een contante omzet boek je in een kasregister met een dagelijkse afsluiting: totaal in, totaal uit, saldo. Een contante uitgave moet je met bon aantonen; zonder bon geen aftrek. Kleine kasverschillen en fooien los je op met een aparte grootboekrekening “kasverschillen”; wat niet klopt, verlies of winst.
Groep 4: kosten die twijfelen aan zichzelf
Sommige uitgaven lijken zakelijk maar zijn het gedeeltelijk. Een zakelijke lunch of diner is meestal aftrekbaar als kosten in de IB, maar de btw op restaurantconsumpties is nooit aftrekbaar (die is voor eindgebruikers). Werkkleding is alleen aftrekbaar als het uniform-karakter heeft of een zichtbaar logo van minimaal 70 cm² draagt; het pak dat je ook privé draagt, telt niet. Relatiegeschenken tot € 227 per persoon per jaar excl. btw zijn volledig aftrekbaar; daarboven vervalt de aftrek op het hele bedrag.
Een boete is fiscaal nooit aftrekbaar, ook niet als je hem tijdens een zakelijke rit oploopt. Kleine consumpties en boodschappen voor de zaak (koffie, water, lunch voor gasten) horen tot de beperkt aftrekbare kosten met een drempel van € 5.700; boven die drempel volledig aftrekbaar, eronder 80%. Verzekeringen boek je zakelijk als ze de onderneming raken (aansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid), gemengd bij twijfel, privé als het je woonhuis is.
Groep 5: administratieve mechaniek
Sommige situaties zijn puur mechaniek. Aanloopkosten van vóór je start haal je in na je KVK-inschrijving, mits je toen al aantoonbaar bezig was met opzetten. Abonnementen en software boek je periodiek op basis van de factuur, niet op basis van de betaling (dat is het factuurstelsel). Bankkosten zijn kleine bedragen die je maandelijks als kostenpost meeneemt. Een betaalverschil door afronding van een paar cent boek je op een “afrondingsverschillen”-rekening zodat je debiteurenadministratie klopt.
Een borg is geen kosten en geen omzet: een tijdelijke uitstaande vordering die op de balans staat totdat je hem terugkrijgt. Een lening volgt dezelfde logica: geen omzet bij ontvangst, geen kosten bij aflossing; alleen de rente is kostenpost. Een zakelijke spaarrekening verantwoordt de rente als omzet als het echt zakelijk geld is; particulieren-spaarrekeningen horen in box 3.
Groep 6: aankopen buiten de klassieke factuur
Apparatuur tweedehands van Marktplaats mag je zakelijk aanschaffen, maar zonder factuur is er geen btw-aftrek; boek als kosten (of activeer bij ≥ € 450) op basis van een schriftelijke afspraak met de verkoper. Een aankoop van een particulier is fiscaal legitiem, boekhoudkundig alleen strakker gedocumenteerd.
Bronnen
- Belastingdienst, Zakelijke kosten
- Belastingdienst, Privégebruik (BUA)
- Belastingdienst, Kosten voor werkkleding