Heb ik algemene voorwaarden nodig?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht; je kunt prima ondernemen zonder. Ze zijn wel het goedkoopste stukje bescherming dat er bestaat: één keer goed opstellen, en elke opdracht daarna erft automatisch je betalingstermijn, je aansprakelijkheidsgrens en je spelregels bij annulering. De grap is alleen: de meeste zzp’ers die voorwaarden hébben, hebben er juridisch níets aan, omdat ze de ene stap overslaan die ze geldig maakt.

De stap die iedereen vergeet: van toepassing verklaren én overhandigen

Voorwaarden gelden alleen als je twee dingen doet, vóór of bij het sluiten van de deal. Eén: van toepassing verklaren: in je offerte staat een zin als “op al onze aanbiedingen en overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing”. Twee: ter hand stellen: je klant moet ze redelijkerwijs hebben kunnen lezen, dus stuur ze als bijlage mee met de offerte (een pdf in dezelfde mail is genoeg). Alleen een linkje naar je website is wankel, en ze pas bij de factuur meesturen is te laat: dan was de deal al gesloten zónder. Maak er dus een vast onderdeel van je offerteflow; automatisch elke keer mee.

Wat zet je er minimaal in?

Zeven afspraken dragen negentig procent van de waarde. Je betalingstermijn en wat er bij te laat betalen gebeurt (rente en incassokosten; het fundament onder dit stappenplan). Een aansprakelijkheidsbeperking: bijvoorbeeld beperkt tot het factuurbedrag van de opdracht, en gevolgschade uitgesloten; voor een eenmanszaak, waar je privé aansprakelijk bent, is dit de belangrijkste clausule van allemaal. Annulering en opschorting: wat kost afzeggen, en dat jij mag pauzeren bij wanbetaling. Meerwerk: wijzigingen alleen na akkoord, tegen je gebruikelijke tarief. Intellectueel eigendom: wat van jou blijft tot er betaald is. Jaarlijkse indexatie van je tarieven; dan is verhogen voortaan een mededeling. En je leverafspraken: termijnen zijn indicatief, wat je nodig hebt van de klant om te kunnen leveren.

Zelf schrijven, laten maken of een model?

Voor een gemiddelde dienstverlenende zzp’er is een goed branchemodel (via je beroepsvereniging of brancheorganisatie) prima startpunt; wél zelf doorlezen en aanpassen aan hoe jij werkt, want voorwaarden die niet kloppen met je praktijk beschermen niet. Werk je met grote contracten, consumenten of serieuze aansprakelijkheidsrisico’s, laat ze dan één keer door een jurist opstellen of toetsen; dat kost een paar honderd euro en is er precies voor de situaties waarin voorwaarden echt geld waard worden. Let bij consumentenklanten extra op: onredelijk strenge bedingen (op de wettelijke “zwarte en grijze lijst”) sneuvelen bij de rechter vanzelf.

En als de klant eigen inkoopvoorwaarden heeft?

Grote opdrachtgevers schuiven vaak hun eigen inkoopvoorwaarden naar voren en wijzen die van jou af; dan winnen in de praktijk meestal de hunne. Dat is geen ramp, wel iets om bewust te doen: lees in elk geval de betalingstermijn en de aansprakelijkheid, en onderhandel op die twee punten als ze onredelijk zijn. Eén regel in je hoofd: wat er ook geldt, het staat ergens op papier vóórdat je begint.

Bronnen

• Ondernemersplein KVK, Algemene voorwaarden