Boekhouding voor consultants en interimmers

De rode draad staat op de gids over beroepen; deze pagina zoomt in op één vak.

Fiscaal gezien heeft de consultant het makkelijkste vak van deze hele serie: één dienst, één tarief, weinig kosten. Juist dit vak draagt echter twee onderwerpen die nergens anders zo zwaar wegen: de urenadministratie als ruggengraat van álles, en de schijnzelfstandigheidsvraag die bij langdurige opdrachten om de hoek kijkt.

Jouw btw: 21%, en verlegd zodra de klant de grens over is

Advies-, interim- en projectwerk voor Nederlandse opdrachtgevers: 21%, punt, geen tarief-puzzels. De enige variatie komt met buitenlandse zakelijke klanten (niet zeldzaam in dit vak): dan verleg je de btw, met een factuur zonder btw, btw-id van de klant erop, rubriek 3b plus opgaaf ICP. Ook doorbelaste kosten (reizen, verblijf bij de klant) volgen het tarief van je hoofddienst: 21% erover, ook over dat treinkaartje van 9%.

Jouw uren: administratie én verdienmodel tegelijk

Bij een uurtje-factuurtje-vak is de urenregistratie drie dingen in één: de basis van je facturen (specificaties die discussies voorkomen), het bewijs voor het urencriterium (1.225 uur, waarbij ook je acquisitie en administratie tellen mee), en je stuurinformatie: de verhouding declarabel versus intern ís je verdienmodel, en wie hem niet meet, prijst zichzelf structureel te laag. De uurtariefsom rekent immers met je échte declarabele uren, niet met veertig fictieve per week. Eén registratie, drie doelen: dit is het vak waar vijf minuten uren-discipline per dag het meest oplevert.

De valkuil van dit vak: schijnzelfstandigheid

Lange opdrachten, één hoofdopdrachtgever, meedraaien in het team: precies het profiel waar de schijnzelfstandigheids-discussie over gaat. Werk je feitelijk als werknemer (gezag, geen vrije vervanging, volledig ingebed), dan kan de arbeidsrelatie fiscaal worden geherkwalificeerd, met naheffingen bij de opdrachtgever en gevolgen voor jouw ondernemersstatus en aftrekposten. De handhaving op dit thema is de afgelopen jaren aangescherpt, en opdrachtgevers zijn er nerveuzer op dan ooit. Wat jij kunt doen: meerdere opdrachtgevers per jaar houden (ook kleine erbij), je eigen middelen en werkwijze bewaken, resultaatafspraken boven aanwezigheidsafspraken, een eigen aansprakelijkheidsverzekering en voorwaarden; en bij een spannende langdurige constructie het gesprek met een specialist niet uitstellen. Dit is geen boekhoudregel maar hét bedrijfsrisico van dit vak.

Zo richt je het in

De consultant-administratie is klein: strak urenlog (dagelijks, niet vrijdagmiddag-reconstructie), maandelijkse facturen met specificatie en scherpe betalingstermijn, de bescheiden kosten (laptop, software met verlegde btw, vervoer, vakontwikkeling) direct digitaal, en (omdat er weinig kosten tegenover hoge winst staan) een reservering aan de stevige kant: de consultant-aanslag is hoog omdat de marge dat is. Mooi probleem, mits ingecalculeerd.

Bronnen

• Belastingdienst, Arbeidsrelaties en handhaving
• Belastingdienst, Diensten aan buitenlandse ondernemers