Je administratie opzetten in één middag

De rode draad staat op de gids over starten; deze pagina zoomt in op één stap.

Een administratie opzetten vraagt geen boekhouddiploma. Het is één middag inrichten en daarna drie gewoontes volhouden. Wie het in de eerste week regelt, is er per kwartaal een kwartier aan kwijt; wie het uitstelt, koopt een weekend zoeken naar bonnetjes. Dit is het middagplan.

Wat moet er verplicht in je administratie?

De Belastingdienst wil dat je administratie compleet en controleerbaar is. Concreet bewaar je: je verkoopfacturen, je inkoopfacturen en bonnen, je bankafschriften, offertes en contracten, en je urenregistratie. Alles minimaal zeven jaar (administratie over onroerend goed tien jaar). Digitaal bewaren mag gewoon: een goed leesbare scan of foto is voldoende, zolang je niets weggooit voordat het is vastgelegd.

Het middagplan in vijf stappen

1. Scheid je geldstromen. Eén rekening waar al het zakelijke doorheen loopt. Dit ene besluit maakt elke volgende stap kleiner.
2. Maak je factuursjabloon. Zet er in één keer alles op wat verplicht is (de complete checklist), dan hoef je er nooit meer over na te denken.
3. Kies één vaste plek. Een boekhoudpakket, of desnoods vier nette digitale mappen: verkoop, inkoop, bank, contracten. Waar het staat maakt minder uit dan dát alles op één plek staat.
4. Begin de bonnen-gewoonte. Leg elke bon vast op het moment zelf: scan of foto, direct. Het stapeltje-voor-later is hoe elke achterstand begint.
5. Zet het kwartaalritme in je agenda. De btw-aangifte komt elk kwartaal terug; zo ziet je eerste eruit. Wie punt 1 tot en met 4 doet, is er dan in een kwartier doorheen.

Papier of pakket?

Van de wet mag het allebei. Het verschil zit in de btw: een pakket zet elke factuur en bon meteen in het juiste btw-vakje, telt je voorbelasting automatisch op en heeft je kwartaal klaarstaan als de deadline nadert. BTW Vriend doet precies dat: bankafschriften importeer je als CSV of MT940, bonnen scan je met je telefoon, en je kwartaaloverzicht bouwt zichzelf op terwijl je werkt.

De fout die iedereen één keer maakt

Uitstellen tot de aangifte. Dan verwerk je drie maanden administratie in één avond, met de deadline in je nek. De vuistregel die dit voorkomt: vijftien minuten per week, vaste dag. Je btw-aangifte dwingt het kwartaalritme toch af. Gebruik dat ritme als ondergrens, niet als werkwijze.

Vergeet de uren niet

Je urenregistratie hoort bij je administratie: alle uren voor je bedrijf, ook acquisitie en administratie zelf. Bij 1.225 uur per jaar heb je recht op duizenden euro’s ondernemersaftrek. Waarom dat zo belangrijk is, staat in de checklist voor net gestarte eenmanszaken. Een simpele wekelijkse notitie is genoeg, als je hem maar vanaf dag één bijhoudt.

Bronnen

• Belastingdienst, Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften
• Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar?