Moet ik btw rekenen? Beslisboom voor twijfelgevallen

Marc Timmer, financieel specialist bij BTW Vriend

Bijgewerkt

Jaarlijks te controleren

De rode draad staat op de gids over tools en templates; deze pagina is een hulpmiddel voor één taak.

Twijfel over welk btw-tarief hoort bij je factuur? Deze beslisboom loopt in vier vragen langs alle veelvoorkomende situaties: ondernemer voor de btw, vrijgestelde prestatie, KOR-deelnemer of buitenlandse zakelijke klant. Elke uitkomst krijgt één regel toelichting plus een link naar het volledige artikel.

1. Ben je ondernemer voor de btw?
2. Is jouw dienst een vrijgestelde prestatie? (onderwijs, zorg, sport, verzekeringen)
3. Neem je deel aan de KOR?
4. Wat voor klant / dienst?

Antwoord

Op basis van je vier antwoorden. Bij twijfel volg je de link naar het volledige artikel.

  • Standaardtarief 21% is de norm voor Nederlandse diensten en producten die niet onder een lager tarief of vrijstelling vallen.
Reken je btw?21%
Btw-tarieven 21%, 9%, 0% →

De vier vragen achter elkaar

Ben je ondernemer voor de btw? (Alleen dan reken je überhaupt btw.) Is jouw dienst een vrijgestelde prestatie? (Onderwijs, zorg, sport en verzekeringen staan met "vrijgesteld van btw" op de factuur.) Neem je deel aan de KOR? (Onder de omzetgrens van € 20.000 mag je zonder btw factureren.) En om welke klant of dienst gaat het? (NL standaard, NL verlaagd 9%, of EU zakelijk met btw-id.)

Rekenvoorbeeld

Met de defaults hierboven (ondernemer ja, niet vrijgesteld, geen KOR, NL standaard) geeft de tool 21% als antwoord: het standaardtarief voor Nederlandse diensten en producten. Zet je klant op "EU zakelijk (btw-id)", dan wisselt het antwoord naar "0%, btw verlegd". Zet je "vrijgesteld ja", dan valt de rest weg en krijg je "Vrijgesteld". Zo simpel is de logica: elke laag "overrulet" de laag eronder.

Wat als mijn klant particulier is in een ander EU-land?

Voor diensten geldt sinds 2025 dat digitale diensten aan EU-particulieren belast worden in het land van de klant, mits je boven de EU-brede grens van € 10.000 komt (goederen én digitale diensten samen). Onder die grens: gewoon 21% NL. Boven: registreer je voor de OSS-Unieregeling. Voor gewone (niet-digitale) diensten aan particulieren blijft het meestal 21% NL. Twijfel? OSS-regeling kort geeft de hele lijst.

Hoe check ik of mijn klant een geldig btw-nummer heeft?

Via VIES van de Europese Commissie. Vraag altijd het btw-nummer op vóór je 0% factureert; zonder valide btw-id moet je gewoon 21% NL rekenen. Onze factuur-buitenland-btw-verlegd beschrijft de factuurregels en de ICP-opgaaf die daar bij hoort.

Wanneer moet ik het 9%-tarief toepassen?

Voor specifieke producten en diensten: eten en drinken (behalve alcohol), boeken en tijdschriften, medicijnen, kappers, personenvervoer, sport en cultuur, kamperen (2026 nog 9%), en fietsherstel. Onze btw-tarieven-21-9-0 heeft de volledige lijst. Twijfel je bij een concrete dienst? Bel de BelastingTelefoon of vraag Bram in de app.

Werkt dit ook voor kleine bedragen zoals een aanmaning?

Ja, maar aanmaningskosten zelf zijn geen omzet: je factureert alleen de openstaande post plus (eventueel) wettelijke incassokosten. Btw reken je alleen over het onderliggende factuurbedrag, niet over de aanmaningskosten.

Bronnen

Verwante vragen

Belastingregels veranderen. Controleer bij twijfel de Belastingdienst of vraag een fiscaal adviseur.

Was dit nuttig?